Responsable du service affaires générales H/F

p Au sein de l rsquo;universit eacute; Paris Saclay, l rsquo;IUT d rsquo;Orsay repr eacute;sente un p ocirc;le de formation de r eacute;f eacute;rence dans les secteurs de la chimie, de l rsquo;informatique et des mesures physiques. Dot eacute; de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 eacute;tudiant middot;es r eacute;parti middot;es en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l rsquo;IUT d rsquo;Orsay entretient des relations privil eacute;gi eacute;es avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance. /p p L rsquo;IUT regroupe pr egrave;s de 150 enseignant middot;es/enseignants-chercheurs/enseignantes-chercheuses, plus de 50 personnels BIATSS supports et environ 200 vacataires. /p p strong Mission du service nbsp;/ positionnement hi eacute;rarchique : /strong /p p Le service affaires g eacute;n eacute;rales est compos eacute; de deux agents d rsquo;accueil et un responsable de l rsquo;atelier de reprographie encadr eacute;s par le/la responsable de service. /p p Le/la responsable de service est plac eacute; middot;e sous l rsquo;autorit eacute; hi eacute;rarchique de la D eacute;l eacute;gu eacute;e de le Direction G eacute;n eacute;rale des Service de l rsquo;IUT, et fait partie de l rsquo; eacute;quipe de direction avec le Directeur, le Directeur-Adjoint et la Responsable du pilotage de l rsquo;information. /p p Le service est en interaction forte avec le service technique et logistique, le service financier, le service pilotage de l rsquo;information (communication et relations entreprises), le service des formations et de la vie eacute;tudiante. /p p strong Missions principales de l rsquo;agent nbsp;: /strong /p ul li Assister la direction d rsquo;une fa ccedil;on g eacute;n eacute;rale, soit pour une instruction de premier niveau sur tous les dossiers et affaires en cours, soit pour le suivi des dossiers qui lui sont confi eacute;s (exemples nbsp;: accueil des nouveaux arrivants, visites de l rsquo;IUT, r eacute;ponse ou orientation aux mails laquo; nbsp;direction.iut-orsay@universite-paris-saclay.fr nbsp; raquo;, hellip;) /li li Programmer les r eacute;unions de la direction et les instances de l rsquo;IUT /li li Pr eacute;parer et assister la direction sur le bon d eacute;roulement des instances de l rsquo;IUT et sur l rsquo;organisation des eacute;lections /li li Pr eacute;parer les projets de conventions et assurer leur suivi /li li R eacute;aliser les commandes et le suivi du budget de la direction /li li Garantir le bon d eacute;roulement du circuit des parapheurs /li li Assister l rsquo; eacute;quipe communication/relations entreprises lors des eacute;v egrave;nements organis eacute;s agrave; l rsquo;IUT (forum des formations, forum entreprises, journ eacute;es portes ouvertes, rallye de rentr eacute;e, accueil de s eacute;minaires hellip;) /li li Assurer l rsquo;organisation des eacute;v egrave;nements de la direction /li li Ecirc;tre un des interlocuteurs privil eacute;gi eacute;s du Bureau des Eacute;tudiant middot;es (association de l rsquo;IUT) /li li Participer agrave; la bonne information des personnels de l rsquo;IUT (envoi de mailings) /li li Assurer le classement et l rsquo;archivage des documents de la direction et de l rsquo;accueil et suivre l rsquo;archivage des services communs de l rsquo;IUT /li li Encadrement des coll egrave;gues de l rsquo;accueil qui assurent les missions d rsquo;accueil t eacute;l eacute;phonique et physique, r eacute;ception et envoi du courrier et des colis, r eacute;ponses et orientation des mails laquo; nbsp;informations.iut-orsay nbsp; raquo;, gestion des r eacute;servations des v eacute;hicules de service, distribution des badges, r eacute;servation des salles pour les r eacute;unions hors enseignement, aide agrave; l rsquo;affichage hellip; /li li Encadrement du coll egrave;gue responsable de l rsquo;atelier de reprographie pour l rsquo;IUT /li li Ecirc;tre conseil et force de proposition /li /ul p Poste ouvert pour les titulaires et CDD 3 ans /p p Date de prise de fonction nbsp;: 01/01/2027 /p p strong Connaissance, savoir : /strong /p ul li Connaissance de l rsquo;environnement enseignement sup eacute;rieur et recherche /li li Connaissance de la r eacute;glementation g eacute;n eacute;rale concernant l rsquo;IUT /li /ul p strong Savoir-faire : /strong /p ul li Connaitre son environnement de travail et sa structure /li li Savoir g eacute;rer les situations d rsquo;urgence, comprendre le besoin et savoir y r eacute;pondre /li li Savoir s rsquo;organiser, anticiper, respecter les d eacute;lais /li li Savoir rendre compte /li li Savoir r eacute;diger /li li Maitriser les logiciels bureautiques /li /ul p strong Savoir- ecirc;tre : /strong /p ul li Sens de l rsquo;organisation /li li Diplomatie, patience, discr eacute;tion /li li Sens de l rsquo;accueil /li li Sens de l rsquo;initiative /li li Adaptabilit eacute; /li li Esprit d rsquo; eacute;quipe /li li Confidentialit eacute; /li li Polyvalence nbsp; /li /ul p N eacute;e de la volont eacute; conjugu eacute;e d rsquo;universit eacute;s, de grandes eacute;coles et d rsquo;organismes de recherche, l rsquo;Universit eacute; Paris-Saclay compte parmi les grandes universit eacute;s europ eacute;ennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ing eacute;nierie, des Sciences de la Vie et Sant eacute;, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe eacute;troitement recherche et innovation, et s rsquo;exprime agrave; la fois en sciences fondamentales et en sciences appliqu eacute;es pour r eacute;pondre aux grands enjeux soci eacute;taux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes eacute;coles, l rsquo;Universit eacute; Paris-Saclay d eacute;ploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la r eacute;ussite eacute;tudiante et de l #39;insertion professionnelle. Elle pr eacute;pare les eacute;tudiants agrave; une soci eacute;t eacute; en pleine mutation, o ugrave; l rsquo;esprit critique, l rsquo;agilit eacute; et la capacit eacute; agrave; renouveler ses comp eacute;tences sont cl eacute;s. L rsquo;Universit eacute; Paris-Saclay propose eacute;galement un riche programme de formations tout au long de la vie. Situ eacute;e au sud de Paris sur un vaste territoire, l #39;Universit eacute; Paris-Saclay b eacute;n eacute;ficie d rsquo;une position g eacute;ographique favorisant agrave; la fois sa visibilit eacute; internationale et des liens eacute;troits avec ses partenaires socio- eacute;conomiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivit eacute;s territoriales, associations... /p p Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr /p p nbsp; /p p em Etablissement handi-accueillant et attach eacute; agrave; la mixit eacute; et agrave; la diversit eacute; /em /p ul li De nombreuses activit eacute;s culturelles et sportives sont propos eacute;es et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien- ecirc;tre au travail d eacute;velopp eacute;e agrave; l rsquo;Universit eacute; Paris-Saclay. /li li Des possibilit eacute;s de restauration proches des lieux de travail. /li li Un accompagnement des agents pour leur d eacute;veloppement professionnel et la pr eacute;paration aux concours de la fonction publique /li li Deux jours hebdomadaires de t eacute;l eacute;travail possibles sous certaines conditions. /li /ul